Подарки на новогодней ёлке — то, что дети запоминают лучше всего: песни, хоровод, Дед Мороз и наконец сладкий набор, который вручают в конце праздника. Для организатора за этим стоит немалая работа: списки, заказ, доставка, хранение и сама раздача. Если выстроить её по шагам, праздник проходит спокойно, а у взрослых не остаётся неприятного осадка от неразберихи. Ниже — практическая инструкция для профсоюзных комитетов, школ, детских садов, предприятий и всех, кто устраивает ёлку для коллектива.
Шаг 1. Списки детей
Всё начинается со списка. Его лучше собрать как можно раньше и в одном формате: фамилия и имя ребёнка, возраст, подразделение или класс, кто из взрослых будет получать набор. Если ёлку организует предприятие для детей сотрудников, удобно выгрузить данные из отдела кадров и попросить работников подтвердить их.
- Указывайте возраст — от него зависит вес и упаковка.
- Отмечайте детей, которые не смогут прийти: их наборы раздадут родителям позже.
- Заложите небольшой резерв: несколько запасных комплектов на случай новых сотрудников, пропущенных в списке детей или повреждённой упаковки.
Итоговый список удобно разбить на группы по возрасту. Это пригодится и при заказе, и при раздаче.
Шаг 2. Одинаковые наборы — главное правило
На ёлке дети сравнивают всё. Если у одного в руках овечка, а у соседа простой пакет, обида гарантирована. Поэтому новогодние подарки детям на ёлку внутри одной возрастной группы должны быть одинаковыми — по упаковке, весу и составу.
Как разделить по возрастам
- Самые маленькие — небольшой вес и мягкая упаковка: игрушка или мешочек. Сладкое для малышей вручают родителям.
- Дошкольники и младшие школьники — мягкие игрушки, куклы Деда Мороза и Снегурочки, рюкзаки.
- Ученики постарше — тубы, сумочки, коробки и больший вес наполнения.
Если бюджет общий для всех, можно выбрать один вариант на всех детей — так проще и при подсчётах, и при раздаче. На странице каждого подарка во вкладках «Классический», «Элитный» и «Премиальный» указан список конфет и число штук — это помогает выбрать состав, который подходит большинству, и показать его родителям заранее.
Как согласовать выбор с родителями
Если наборы оплачивает профком или предприятие, родители обычно не участвуют в выборе, но им важно знать, что получит ребёнок. Разошлите заранее короткое сообщение: какая упаковка, какой вес, где посмотреть состав. Попросите сообщить об аллергиях и о детях, которым сладкое противопоказано, — для них можно предусмотреть другой вариант набора или отдать его родителям с предупреждением. Такая рассылка занимает полчаса, а снимает большую часть вопросов в день праздника.
Шаг 3. Когда заказывать
Ёлки идут плотным графиком во второй половине декабря, и к этому времени наборы уже должны лежать у вас. Оформлять заказ лучше заранее, как только известна численность.
Не страшно, если список ещё уточняется: количество в заказе можно изменить не позже чем за 14 дней до отгрузки. Конфеты фасуют ближе к сезону, они свежие, срок годности — от 6 месяцев, поэтому ранний заказ не означает залежалый товар.
- Сначала — предварительная заявка по примерному числу детей.
- Затем — уточнение количества и состава.
- Далее — счёт, оплата и согласование даты и места доставки.
Шаг 4. Документы для профкома и бухгалтерии
Для организаций мы работаем по договору, оплата — по счёту безналичным переводом. Вы получаете договор, счёт, закрывающие документы (УПД или накладную, счёт-фактуру) и документы о качестве на конфеты. Этого пакета обычно достаточно, чтобы профсоюзный комитет или бухгалтерия провели закупку без вопросов. После заявки менеджер перезвонит и уточнит реквизиты, количество и детали отгрузки.
Шаг 5. Доставка и приёмка
Доставляем по всей России транспортными компаниями — до двери или до терминала; стоимость рассчитывает менеджер при оформлении. Груз можно направить на склад в вашем городе или к офису.
Что проверить при приёмке
- Количество мест и коробок по накладной.
- Целостность транспортной упаковки.
- Соответствие наименований заказу — особенно если наборов несколько видов.
Назначьте одного ответственного за приёмку: так меньше путаницы с подписями и пересчётом.
Шаг 6. Хранение до праздника
Конфеты боятся тепла, влаги и посторонних запахов. Между доставкой и праздником наборы лучше держать:
- в сухом прохладном помещении, вдали от батарей и прямого солнца;
- в закрытых транспортных коробках — так меньше пыли и меньше соблазна открыть заранее;
- отдельно от бытовой химии и других пахнущих материалов;
- в помещении, которое запирается: склад, кабинет профкома, кладовая.
Не стоит заранее заносить наборы в зал, где проходит праздник: там тепло от людей и освещения, а коробки легко перепутать.
Шаг 7. Раздача на ёлке
Самый ответственный момент. Чтобы новогодняя ёлка и подарки детям запомнились праздником, а не очередью, раздачу продумывают заранее.
Варианты организации
- Из рук Деда Мороза. Самый праздничный способ. Подготовьте наборы рядом со сценой, разложенными по группам, и помощника, который подаёт их по списку.
- По спискам у выхода. Удобно для большого числа детей: родители расписываются в ведомости, ребёнок получает набор.
- По группам и классам. В школе или саду наборы раздают воспитатели и классные руководители — каждому свой пакет со списком.
Если на одной ёлке разные возрастные группы, подпишите коробки крупно — «до 3 лет», «3–6 лет» и так далее. Отмечайте в списке, кто уже получил набор: это избавит от повторной выдачи и поможет быстро найти тех, кто не пришёл.
Типичные ошибки организаторов
Многие трудности на ёлке повторяются из года в год. Вот что чаще всего портит впечатление и как этого избежать.
- Список «на глаз». Если численность не сверена с родителями, в день праздника обязательно обнаружатся лишние или недостающие дети. Сверяйте список хотя бы дважды.
- Разные наборы в одной группе. Даже небольшая разница в упаковке вызывает вопросы у детей и родителей. Внутри группы — только одинаковое.
- Нет ответственного. Когда раздачей занимаются все сразу, в итоге не отвечает никто. Назначьте одного человека за списки и одного за коробки.
- Хранение в зале. Коробки, занесённые в праздничный зал за несколько дней, мешают репетициям, нагреваются и теряются. Приносите их в день ёлки.
- Нет резерва. Без пары запасных наборов любой пропуск в списке превращается в слёзы у конкретного ребёнка.
Если ёлок несколько
На крупных предприятиях и в больших школах праздник часто проводят в несколько смен или в разных зданиях. В этом случае удобно разделить поставку: попросить разложить наборы по коробкам для каждой смены или каждого подразделения и подписать их. Заранее договоритесь, кто забирает коробки со склада и в какой момент, — тогда в каждом зале наборы окажутся вовремя и в нужном количестве. Списки тоже ведите отдельно на каждую ёлку, а итог сводите в общую ведомость.
После праздника
Оставшиеся наборы раздайте родителям отсутствовавших детей по списку, лучше в течение пары дней. Резервные комплекты пригодятся тем, кого забыли включить, или для поздравления в другом подразделении. Сохраните итоговые списки и ведомости: в следующем году по ним проще начать подготовку.
Коротко: чек-лист организатора
- Собрать списки детей с возрастом.
- Выбрать одинаковые наборы для каждой возрастной группы.
- Сделать заявку заранее и уточнить количество не позже чем за 14 дней до отгрузки.
- Подготовить договор и получить документы.
- Принять груз и проверить количество.
- Хранить в сухом прохладном месте.
- Раздать по спискам и отметить получивших.
Если хочется, чтобы наборы выглядели фирменно, индивидуальную упаковку с логотипом предприятия можно заказать от 300 штук, а на меньший тираж — наклейки или бирки. Главподарок поможет подобрать варианты для каждой возрастной группы, чтобы ваша ёлка запомнилась детям, а у организаторов осталось ощущение хорошо сделанного дела.
Что лежало в новогоднем подарке в СССР
До скольки лет дают новогодние подарки детям сотрудников
Что подарить учителю на Новый год